請求書、領収書等、帳簿
日々の取引は、請求書、領収書等、売上伝票に基づいて仕訳帳等に記帳されています。これは、最終的に1年間の所得金額と税額を計算し、税務申告するためです。しかし、単に所得金額と税額を計算できればよいというわけではありません。請求書、領収書等、帳簿には、作成及び保存のルールがあります。
請求書、領収書等の作成、保存
請求書とは、売上代金等の請求のために販売先に送られる書類を言い、領収書とは、金銭の受領を立証するために支払先に交付される書類を言います。これらは取引が行われたことを証明する根拠資料となりますが、証拠資料となるためには、一定のルールに準拠しておく必要があります。
請求書、領収書等は以下の項目が記載されている必要があります。これらの項目が記載されている限り、文房具屋で専用伝票を購入しなくてもパソコンで独自に作成したものでも構いません。また、受領又は使用した請求書、領収書は月別等にまとめて綴り、5年間保管しておきます（現預金の入出金に関するものは、7年。）。
こうすることによって、後に必要となった場合でもすぐに検索可能となります。
- 請求書等の作成者の氏名又は名称
- 取引年月日
- 資産又は役務の内容
- 取引対価の額
- 請求書等を受ける事業者の氏名又は名称
帳簿の作成、保存
次に、日々発生した取引は所得税、法人税等の確定申告のために帳簿に記録する必要があります。帳簿記録は、請求書、領収書等の取引証拠に基づき行われます。
この帳簿記録は、請求書、領収書等に記載されている項目を全て記入するのではなく、下記の項目を記載すれば足りることになっています。
また、記載された帳簿は7年間保存することが必要です。
- 相手の氏名又は名称
- 年月日
- 資産又は役務の内容（商品の一般的な総称で足ります）
- 数量、単価（小売業者等は、省略も可能）
- 取引対価の額